BENTUK SURAT DINAS DAN BENTUK SURAT RESMI NIAGA

Tulisan ini di-request oleh siswa saya. Saat ini dia masih duduk di kelas 12. Mungkin karena dia ada suatu keperluan atau cuma iseng, entahlah. Bisa jadi karena dia ingin membuat surat lamaran kerja. Siapa tau?! 

Begitu inginnya dia agar saya mem-posting tulisan ini, sampai-sampai tiap ketemu dia selalu bertanya, "Udah di posting, Pak?". Tapi selalu saja saya jawab dengan bercanda, karena memang belum saya posting. Saya ingin dia berharap sedikit lebih lama. Saya beri dia kesempatan untuk mengomel kepada saya. 

Setelah saya rasa cukup, akhirnya saya posting juga tulisan ini. Bukan hanya untuk dia seorang tetapi untuk semua orang. Karena setiap orang pasti sangat membutuhkan ini untuk bahan pelajaran atau juga menjadi pedoman dalam membuat surat yang benar. OK, here we go! Let's the show begins!

Seperti yang telah kita ketahui, salah satu yang menjadi ciri khas sebuah lembaga adalah bentuk surat yang dipakai. Biasanya sebuah lembaga selalu menggunakan 1 atau 2 bentuk surat yang sama selamanya. 

Ada begitu banyak bentuk surat resmi di Indonesia. Baik yang dipakai oleh lembaga pemerintah maupun yang dipakai oleh lembaga swasta, yang biasanya disebut dengan surat resmi niaga. Namun yang selalu diajarkan di sekolah-sekolah hanya ada 9 jenis bentuk surat resmi. Bentuk surat tersebut seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini. 

Bentuk-bentuk surat Dinas dan Niaga
1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Bentuk Lurus (Block Style)
3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
4. Bentuk Lekuk (Indented Style)
5. Bentuk Resmi Niaga (Official Style)
6. Bentuk Pragraf Menggantung (Hanging Paragraph)
7. Bentuk Surat Indonesia Lama
8. Bentuk Surat Indonesia Baru
9. Bentuk Surat Depdikbud/Depdiknas

Mari kita perbesar surat yang berbentuk Semi Block Style untuk mengetahui secara detail bagian-bagiannya

Keterangan 
1. Kop Surat/kepala surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Penanggalan surat
6. Alamat dalam
7. Salam pembuka
8. isi Surat
9. Salam penutup
10. Nama perusahaan
11. Tanda tangan
12. Cap/stempel
13. Nama jelas orang yang menandatangani
14. NIP/NIK/NUPTK/Jabatan
15. Tembusan (biasanya terdiri dari beberapa baris
16. Inisial; contoh RA/Mj
RA adalah orang yang memberi perintah pembuatan surat/biasanya direktur. Sedangkan Mj adalah orang yang membuat surat/biasanya sekretaris. Surat yang memakai inisial ini hanya untuk surat yang diarsipkan bukan untuk surat yang dikirim keluar. Untuk surat yang dikirim keluar tidak perlu memakai inisial.

Sebetulnya varian-varian bentuk surat yang lain hanyalah pengembangan dari ke-9 bentuk surat di atas. Perbedaan-perbedaan itu biasanya terletak pada penempatan bagian-bagian suratnya. Misalnya, letak hal/perihal surat. Ada yang meletakkan pada bagian kiri atas (seperti yang sering kita lihat pada rata-rata surat di Indonesia), namun ada juga yang meletakkannya setelah alamat dalam secara centering (seperti yang biasa kita lihat pada surat-surat berbahasa Inggris). 

Nah, setelah kawan-kawan mengetahui bentuk-bentuk surat resmi yang benar maka pilihlah salah satu yang menjadi ciri khas. Jika ditanya, "Manakah yang paling baik?", jawabannya adalah, semuanya, asalkan benar dan konsisten.